인터넷 팩스 서버가 통신비용 줄인다

업무생산성은 눈에 띄게 올려주면서, 통신비용은 절감해주는 솔루션은 없을까.

경기침체가 장기화되면서, 많은 기업들이 한결같이 고민하고 있는 문제다.

전화요금을 가볍게 해주는 인터넷전화(VoIP)와 전용회선 요금을 아껴주는 가상사설망(VPN)에 이어, 요즘엔 인터넷 팩스서버로 눈을 돌리는 기업이 늘어나고 있다.

인터넷 팩스서버란 전화망 대신 인터넷망을 이용해 통신비용을 낮춰주는 동시에, 팩스로 주고받은 서류들을 이메일처럼 편리하게 관리해주는 제품.

경제적으로 따져보면 해외로 팩스를 보낼 때도 인터넷 접속료만 내면 되기 때문에 값비싼 국제전화요금을 걱정하지 않아도 된다.

문서관리 측면에서는 팩스로 주고받은 문서를 디지털 문서파일로 저장해 PC에 보관할 수 있어 업무생산성을 크게 높여준다.

◆인터넷 팩스서버, 왜 필요한가

이메일 하나면 왠만한 기능은 척척 해내는 인터넷 시대에 왜 아직도 팩스를 버리지 못하는 걸까.

이메일은 아무리 편해도 기업 입장에서 신뢰할 수 있는 문서교환의 수단이 될 수 없다. 서명과 원문을 그대로 전송해 확실한 법적 증거능력까지 확보할 수 있는 통신기기는 여전히 팩스 뿐이다.

외국과 거래가 많은 무역회사들이 아직도 팩스를 선호하고 있는 이유가 여기에 있다.

전세계적으로 8천만대의 팩스가 쓰이고 있으며, 갤럽에 의하면 아직도 미국 500대 기업들은 장거리 전화 사용량의 40%를 팩스비용으로 지출한다.

하지만 팩스 역시 치명적인 약점을 갖고 있다. 바로 비용부담과 문서관리의 어려움이다.

해외로 팩스를 보내려면 국제전화 요금을 물어야 하니 비용이 만만치 않다. 바쁜 업무시간에 팩스단말기까기 왔다갔다 해야 하고, 상대방의 문서수신 여부를 전화로 파악해야 하는 번거로움도 따른다.

무엇보다 팩스로 받은 중요문서들을 서류함에 보관하다 보면 분실의 우려가 크다.

인터넷 팩스서버는 이메일의 편리성과 팩스의 신뢰성이라는 두 마리 토끼를 잡기 위해 등장한 기술제품이라 할 수 있다.

◆어떤 제품들이 있나

인터넷 팩스서버가 새로운 트렌드는 아니다.

미국에서는 이미 시장이 개화기에 접어들었다. 이 분야의 카테고리 메이커업체 중 하나인 캐스텔사(www.castelle.com)는 팩스프레스(FaxPress)라는 주력제품을 내세워 나스닥 진입에 성공하기도 했다.

국내의 경우 지난 90년대 후반에 국내에 소개됐으나 턱없이 높은 가격 때문에 관심권 밖으로 밀려났었다.

특히 PC에는 드라이버만 깔고 하드웨어 박스를 팩스단말기와 연결할 수 있도록 설계된 스탠드얼론형의 제품은 최소한 수천만원을 호가해 중소기업엔 그림의 떡이었던 셈.

하지만 요즘엔 가격거품이 많이 빠지고 설치도 간편한 제품들이 등장해 새롭게 주목받고 있다.

모던웨이브(www.modernwave.co.kr), 팩스메일러(www.ecabin.co.kr) 등 국산 인터넷팩스는 가격경쟁력과 기능면에서 외산을 오히려 앞선다.

특히 이캐빈(www.ecabin.co.kr)이 유통을 맡은 세이텍사의 팩스메일러(FaxMailer)는 최저사양이 99만원(부가세포함)으로 직원규모 50인 이하의 소기업이나 개인사업자(SOHO)들이 주력 시장이다.

스탠드 얼론형 대신, 직원 1인당 사용료를 받는 서비스개념의 제품도 있다.

엠아이플러스(www.innmail.com)는 이메일 주소란에 팩스번호를 입력해 전송하면 PC에서 팩스로 메시지를 보내주는 개념의 인메일(InnMail) 서비스를 1인 월 3천원의 가격으로 제공한다.

기업전산시스템에 아예 인터넷 팩스서버 기능을 덧붙일 수도 있다.

사업장 규모에 따라 시스템구축 비용은 천차만별이지만, 쓰리몰(www.3mall.co.kr)과 같은 솔루션 쇼핑몰에 들어가면 가격을 알아볼 수 있다.

◆어떤 기업에 적합한가

대기업이나 관공서는 물론 중소기업과 개인사업자(SOHO)까지, 팩스를 사용하는 업무의 비중이 큰 사무실이라면 어디서나 인터넷 팩스서버 도입을 고려해 볼 만하다.

특히 문서의 보안이 절대적으로 중요한 방위산업체나 관공서·군부대, 전국단위로 대리점을 관리해야 하는 유통업체, 상담원 별로 문서관리가 필요한 온·오프라인 쇼핑몰, 동일한 내용의 팩스문서를 여러곳에 발송해야 하는 무역회사·협회·은행·여행사 등은 인터넷 팩스를 도입해 1~2개월만에 본전을 뽑고도 남는다는 게 업계의 설명.

실제로 최근 인터넷 팩스서버를 도입한 제일기획은 종전 50대가 넘었던 팩스단말기를 10여대로 줄였으며, 통신비와 유지보수비 소모품비에 들어가는 비용을 65%(연간 3천여만원 상당) 가량 절감할 수 있을 것으로 기대하고 있다.

'팩스메일러'를 시판중인 이캐빈의 정영태 사장은 "인터넷팩스란 한마디로 팩스에 '인터넷'의 날개를 달아주는 제품"이라며 "경기침체가 장기화되면서 인터넷전화 가상사설망 팩스서버 등 IT 신기술을 이용해 통신비용을 절감하는 기업이 늘어 당분간 팩스서버 시장의 성장세가 이어질 것"으로 내다봤다.